Zwrot VAT przysługuje ci w odniesieniu do nabytych na terytorium Polski towarów i usług lub w odniesieniu do towarów, które były przedmiotem importu na terytorium Polski, jeżeli były przez ciebie wykorzystywane do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium państwa, w którym rozliczasz podatek od wartości dodanej, innym niż terytorium Polski.

Zwrot VAT nie przysługuje w odniesieniu do kwot podatku:

• które zostały zafakturowane niezgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,
• które dotyczyły czynności, o których mowa w art. 2 pkt 8 lit. b ww. ustawy (eksportu towarów, gdy wywóz poza terytorium UE dokonywany był przez nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz) i art. 13 ww. ustawy (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów),
• w odniesieniu do których, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie, nie przysługuje podatnikom, o których mowa w art. 15 ww. ustawy, prawo do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego (np. do nabytych usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób).

Jeżeli towary lub usługi, od których ubiegasz się o zwrot VAT były wykorzystywane tylko częściowo do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium państwa, w którym rozliczasz podatek od wartości dodanej, innym niż terytorium Polski, zwrot VAT przysługuje ci w proporcji, w jakiej towary lub usługi związane są z wykonywaniem czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Wówczas w składanym wniosku, przy określaniu wnioskowanej kwoty zwrotu VAT musisz uwzględnić proporcję obliczoną w sposób wskazany wyżej.

Jeżeli po złożeniu wniosku o zwrot VAT proporcja ulegnie zmianie:

• uwzględniasz zmianę tej proporcji oraz dokonujesz odpowiedniej korekty kwot podatku do zwrotu wynikającej ze zmiany tej proporcji we wniosku o zwrot podatku składanym w roku podatkowym następującym po roku podatkowym, za który lub którego część złożony został ten wniosek. Kwota korekty zwiększa lub zmniejsza kwotę żądanego zwrotu za ten okres,
• składasz korektę wniosku o zwrot podatku, jeżeli w roku podatkowym następującym po roku podatkowym, za który lub którego część złożony został ten wniosek, nie występujesz o zwrot podatku. W tym przypadku kwota podatku, zmniejszająca kwotę otrzymanego zwrotu podatku określona w decyzji, powstała w wyniku tej korekty podlega wpłacie do urzędu skarbowego w terminie 10 dni od dnia otrzymania takiej decyzji. Jeżeli natomiast w wyniku tej korekty powstała kwota podatku zwiększająca kwotę otrzymanego zwrotu podatku, kwota ta podlega zwrotowi z urzędu skarbowego. Zastosowanie mają tu terminy określone dla wydania decyzji o wysokości uznanej kwoty zwrotu podatku.

Wniosek o zwrot VAT składasz w języku polskim, za pomocą środków komunikacji elektronicznej i za pośrednictwem administracji podatkowej państwa członkowskiego siedziby, do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Urząd Skarbowy niezwłocznie potwierdza w formie elektronicznej otrzymanie wniosku.

Wraz z wnioskiem przesyłasz kopię faktury lub dokumentu celnego, w przypadku, gdy podstawa opodatkowania podana:

• w fakturze lub dokumencie celnym jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 1000 euro,
• w fakturze stwierdzającej nabycie paliwa jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 250 euro.

Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia faktury lub dokumentu celnego.

Wniosek o zwrot VAT jest składany w formie elektronicznej i powinien zawierać następujące dane:

• państwo członkowskie, do którego adresowany jest wniosek;
• cel złożenia wniosku (nowy wniosek/korekta);
• dane dotyczące wniosku, do którego odnosi się korekta:
  • numer wniosku,
  • data wniosku;
• dane podmiotu uprawnionego z państwa członkowskiego Unii Europejskiej (wnioskodawcy):
  • dane identyfikacyjne podmiotu uprawnionego – nazwisko i imię lub pełna nazwa,
  • dokładny adres siedziby działalności gospodarczej podmiotu uprawnionego,
  • adres e-mail,
  • numer rejestracyjny VAT;
• dane osoby reprezentującej podmiot uprawniony z państwa członkowskiego Unii Europejskiej (informacje podaje się, jeśli podatnik ustanowił pełnomocnika):
  • nazwisko i imię,
  • dokładny adres osoby reprezentującej,
  • adres e-mail,
  • numer identyfikacyjny;
• opis rodzaju prowadzonej działalności według czwartego poziomu kodów NACE Rev. 2, zgodnie z art. 2 ust. 1 lit. d rozporządzenia nr 1893/2006)[1], na podstawie art. 2 rozporządzenia nr 79/2012)[2];
• okres, do którego odnosi się wniosek:
  • od (dzień, miesiąc, rok),
  • do (dzień, miesiąc, rok);
• szczegóły dotyczące rachunku bankowego podmiotu uprawnionego z państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na który ma być dokonany zwrot podatku:
  • numer IBAN, o którym mowa w przepisach prawa bankowego,
  • kod BIC, o którym mowa w przepisach prawa bankowego,
  • waluta rachunku bankowego;
• informacje dotyczące importowanych towarów:
  • imię i nazwisko/nazwa sprzedawcy towarów,
  • adres i kraj sprzedawcy towarów,
  • data i numer dokumentu celnego,
  • rodzaj towarów według kodów i podkodów, o których mowa w załączniku III do rozporządzenia nr 79/2012,
  • podstawa opodatkowania w PLN,
  • kwota podatku w PLN,
  • obliczenie podatku w przypadku stosowania proporcji – wysokość proporcji (w %),
  • kwota podatku do zwrotu w PLN (w przypadku stosowania proporcji, kwota zwrotu powinna być obliczona z uwzględnieniem tej proporcji);
• informacje dotyczące nabytych towarów i usług:
  • imię i nazwisko/nazwa dostawcy towarów lub usług,
  • Numer Identyfikacji Podatkowej dostawcy towarów lub usług,
  • adres i kraj dostawcy towarów lub usług,
  • data i numer faktury,
  • rodzaj towarów i usług według kodów i podkodów, o których mowa w załączniku III do rozporządzenia nr 79/2012,
  • podstawa opodatkowania w PLN,
  • kwota podatku w PLN,
  • obliczenie podatku w przypadku stosowania proporcji – wysokość proporcji (w %),
  • kwota podatku do zwrotu w PLN;
• zmiana proporcji
  • okres, do którego odnosi się zmiana:
    • od (dzień, miesiąc, rok),
    • do (dzień, miesiąc, rok),
  • wysokość proporcji po zmianie (w %);
• informacja o załącznikach – typ i nazwa pliku oraz opis zawartości.

[1] Rozporządzenie (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz. Urz. UE L 393 z 30.12.2006, str. 1, z późn. zm.).

[2]Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 79/2012 z dnia 31 stycznia 2012 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania niektórych przepisów rozporządzenia Rady (UE) nr 904/2010 w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 29 z 01.02.2012, str. 13, z późn. zm.).

Kwota wnioskowanego zwrotu VAT nie może być niższa, niż kwota stanowiąca równowartość w złotych:

• 400 euro – w przypadku gdy wniosek dotyczy okresu krótszego niż rok podatkowy, ale nie krótszego niż 3 miesiące;
• 50 euro – w przypadku gdy wniosek dotyczy całego roku podatkowego lub okresu krótszego niż ostatnie 3 miesiące tego roku.

Zwrot podatku zawartego w cenach nabytych towarów i usług lub zapłaconego z tytułu importu towarów obejmuje kwotę podatku określoną w fakturze, a w przypadku importu towarów – w dokumencie celnym.

Wniosek składasz nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wydaje decyzję o wysokości uznanej kwoty zwrotu VAT w terminie 4 miesięcy od dnia otrzymania wniosku wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami.

Jeżeli  organ nie będzie posiadał wszystkich informacji, na podstawie których może podjąć decyzję, może żądać od ciebie dodatkowych informacji. Może to zrobić w terminie 4 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, jeżeli żądanie jest skierowane do podmiotów uprawnionych z państw członkowskich UE.

Jeżeli na podstawie otrzymanych dodatkowych informacji organ nadal nie może podjąć decyzji o wysokości uznanej kwoty zwrotu podatku, może żądać od ciebie dostarczenia dalszych dodatkowych informacji.

Żądane informacje należy dostarczyć w języku polskim, w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania takiego żądania.

W przypadku żądania dostarczenia dodatkowych informacji i dalszych dodatkowych informacji naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o wysokości uznanej kwoty zwrotu podatku w terminie:

• 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji i dalszych dodatkowych informacji, nie później jednak niż w terminie 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku,
• 2 miesięcy od upływu terminu na dostarczenie żądanych informacji, w przypadku nieotrzymania dodatkowych informacji i dalszych dodatkowych informacji, nie później jednak niż w terminie:
  • 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku w przypadku żądania dodatkowych informacji,
  • 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji.
    Urząd skarbowy dokona zwrotu uznanej kwoty podatku nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia wydania decyzji o wysokości uznanej kwoty zwrotu podatku.

Jeżeli nie otrzymasz uznanego zwrotu podatku w tym terminie, organ wypłaci ci również przysługujące odsetki.

Możesz wystąpić o zwrot podatku za okres nie krótszy niż 3 miesiące i nie dłuższy niż rok podatkowy lub za okres krótszy niż ostatnie 3 miesiące tego roku – w odniesieniu do podatku od nabytych towarów lub usług lub importowanych towarów w okresie, za który występujesz o zwrot podatku.

Wraz z wnioskiem przesyłasz kopię faktury lub dokumentu celnego, w przypadku, gdy podstawa opodatkowania podana:

• w fakturze lub dokumencie celnym jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 1000 euro,
• w fakturze stwierdzającej nabycie paliwa jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 250 euro.

Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia faktury lub dokumentu celnego.

W pierwszej kolejności organ będzie kontaktował się z tobą za pomocą wskazanego przez ciebie adresu e-mail. W ten sposób możesz dostać na przykład żądanie przekazania dodatkowych informacji.

Jeżeli informacje zawarte w złożonym wniosku będą zawierały pomyłki możesz jej poprawić składając korektę wniosku. Korektę składasz za ten sam okres.

Korekta nie może dotyczyć:

• twojego identyfikatora podatkowego,
• wskazania innego państwa członkowskiego zwrotu,
• okresu zwrotu.

Korekta nie może również zawierać dodatkowych pozycji w zakresie informacji dotyczących importowanych lub nabywanych towarów lub usług (część E i F).

Korekta, która nie zawiera żadnych pozycji w części E i F jest uważana za żądanie anulowania wniosku.

Jeżeli po złożeniu twojego wniosku ulegnie zmianie proporcja przysługującego ci zwrotu powinieneś:

• uwzględnić zmianę tej proporcji oraz dokonać odpowiedniej korekty kwoty podatku do zwrotu wynikającej ze zmiany tej proporcji we wniosku o zwrot podatku składanym w roku podatkowym następującym po roku podatkowym, za który lub którego część́ złożony został ten wniosek,
• złożyć korektę wniosku o zwrot podatku, jeżeli w roku podatkowym następującym po roku podatkowym, za który lub którego część́ złożony został ten wniosek, nie będziesz występował o zwrot podatku.

Jeżeli nie zgadzasz się z otrzymaną decyzją możesz się od niej odwołać.

Odwołanie składasz za pośrednictwem Naczelnika II Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie.

Ważne: w odwołaniu napisz: co zarzucasz decyzji, czego oczekujesz i wskaż dowody uzasadniające to żądanie.

Jeżeli Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście uzna twoje żądanie w całości - wyda nową decyzję, którą uchyli lub zmieni zaskarżoną decyzję.

Jeżeli nie uwzględni żądania w całości - przekaże twoje odwołanie wraz ze wszystkimi aktami sprawy Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej w Warszawie, który wyda decyzję w twojej sprawie.

Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Warszawie może:

• utrzymać w mocy decyzję, którą dostałeś albo
• uchylić ją w części – i w tym zakresie wydać nową decyzję w twojej sprawie lub,
• uchylić ją w całości – i w tym zakresie umorzyć postępowanie w twojej sprawie lub przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia, jeżeli rozstrzygnięcie sprawy będzie wymagało uprzedniego przeprowadzenia postępowania dowodowego w całości lub w znacznej części.

Na wniesienie odwołania od decyzji masz 14 dni od dnia jej doręczenia.

Termin ten liczy się od dnia, następującego po dniu, w którym doręczono ci decyzję. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

Pamiętaj: Termin na wniesienie odwołania będzie zachowany, jeżeli przed jego upływem twoje pismo zostało:

• wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego i otrzymałeś urzędowe poświadczenie odbioru,
• nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188) lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub otrzymane przez polską placówkę pocztową operatora wyznaczonego po nadaniu w państwie spoza Unii Europejskiej albo złożone w polskim urzędzie konsularnym.

Okoliczności, w jakich państwo członkowskie siedziby wnioskodawcy nie prześle do Polski wniosku o zwrot podatku nie wynikają z polskich przepisów.

Zgodnie z art. 18 dyrektywy Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim, państwo członkowskie siedziby nie przekazuje wniosku państwu członkowskiemu zwrotu, gdy jedna z poniższych sytuacji ma zastosowanie do wnioskodawcy w państwie członkowskim siedziby w okresie zwrotu:

1. wnioskodawca nie jest podatnikiem do celów VAT,
2. wnioskodawca dokonuje wyłącznie transakcji dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych bez prawa do odliczenia VAT zapłaconego na poprzednim etapie zgodnie z art. 132, 135, 136, 371, art. 374-377, art. 378 ust. 2 lit. a), art. 379 ust. 2 lub art. 380-390 dyrektywy 2006/112/WE lub przepisami przewidującymi takie same zwolnienia, jak te zawarte w Akcie przystąpienia z 2005 r.,
3. wnioskodawca jest objęty zwolnieniem dla małych przedsiębiorstw przewidzianym w art. 284, 285, 286 i 287 dyrektywy 2006/112/WE,
4. wnioskodawca jest objęty wspólnym systemem ryczałtowym dla rolników przewidzianym w art. 296-305 dyrektywy 2006/112/WE.

Zwrot VAT podmiotom uprawnionym z państw trzecich (spoza UE) - przysługuje na zasadzie wzajemności. Zasady tej nie stosuje się do podmiotów:

• zidentyfikowanych na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT, o której mowa w dziale XII rozdziałach 6a i 7 ustawy, świadczących usługi świadczone rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art. 28a ustawy,
• zidentyfikowanych na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT, o której mowa w dziale XII rozdziale 6a ustawy, dokonujących:
  • wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość,
  • dostaw towarów dokonywanych przez podatników ułatwiających takie dostawy zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy,
• zidentyfikowanych na potrzeby procedury szczególnej rozliczania VAT, o której mowa w dziale XII rozdziale 9 ustawy, dokonujących sprzedaży na odległość towarów importowanych,

jeżeli zwrot podatku tym podmiotom wiąże się wyłącznie z dokonywaniem tych czynności.