Zwroty i umorzenia należności celnych są regulowane przez przepisy unijne:

• Unijny kodeks celny (UKC) – art. 116–123
• Rozporządzenie delegowane do UKC – art. 92–102
• Rozporządzenie wykonawcze do UKC – art. 172–181

Zwrot lub umorzenie kwoty należności celnych przywozowych lub wywozowych może nastąpić tylko w określonych przypadkach:

• zawyżenie kwot należności celnych przywozowych lub wywozowych (art. 117 UKC),
• unieważnienie zgłoszenia celnego (art. 116 ust. 1 zdanie drugie UKC),
• stwierdzenie wadliwości towaru lub niezgodności z warunkami umowy (art. 118 UKC),
• błąd popełniony przez właściwe organy (art. 119 UKC),
• zasada słuszności (art. 120 UKC).

Przepis art. 117 UKC jest podstawą do zwrotu lub umorzenia należności celnych w przypadkach gdy kwota ta nie jest kwotą należną, tj. nie wynikającą z obowiązujących przepisów lub przekracza kwotę należną. Może to wystąpić np. w sytuacji nieprawidłowego określenia wartości czy stawki celnej.

W przypadku gdy wniosek o zwrot lub umorzenie należności oparty jest na występowaniu - w czasie przyjęcia zgłoszenia do dopuszczenia do obrotu – obniżonej lub zerowej stawki celnej przywozowej w odniesieniu do towarów objętych kontyngentem taryfowym, plafonem taryfowym lub innymi uprzywilejowanymi środkami taryfowymi, przyznaje się zwrot lub umorzenie, pod warunkiem, że w chwili składania wniosku wraz z koniecznymi dokumentami spełniony jest jeden z następujących warunków:

• w przypadku kontyngentu taryfowego – jego wielkość nie została wyczerpana,
• w innych przypadkach – nie została przywrócona zwykła stawka celna.

Wniosek o zwrot musi zostać złożony w ciągu trzech lat od daty powiadomienia o długu celnym.

Art. 116 ust. 1 zdanie drugie UKC stanowi podstawę do zwrotu należności celnych w przypadku unieważnienia zgłoszenia celnego dokonanego na podstawie art. 174 UKC. W przypadku gdy należności celne nie zostały uiszczone, dług celny wygasa zgodnie z art. 124 ust. 1 lit. d. UKC.

Przepis art. 118 UKC reguluje przypadek zwrotu lub umorzenia należności celnych przywozowych w przypadku wystąpienia szczególnej sytuacji związanej z towarem, którego dotyczą ww. należności.

Zwrot/umorzenie przysługuje gdy:

• towar nie zostanie przyjęty przez importera,
• powodem nieprzyjęcia towaru przez importera jest wadliwość lub niezgodność z warunkami umowy, w wyniku realizacji którego dokonano przywozu towaru.

Oprócz ww. przesłanek, w przepisie określone zostały również warunki, od których uzależniony jest zwrot lub umorzenie należności celnych.

Jednym z takich warunków jest, że towar nie może zostać użyty, chyba że wstępne użycie okazało się konieczne dla stwierdzenia jego wadliwości lub niezgodności z warunkami kontraktu. Warunkiem zwrotu lub umorzenia należności w ww. przypadku jest również wyprowadzenie towaru z obszary celnego UE.

Co do zasady objęcie towaru procedurą celną powinno nastąpić dopiero po wydaniu decyzji o zwrocie lub umorzeniu należności. Organ celny może jednak zgodzić się na wcześniejsze objęcie towaru procedurą celną. W ww. przypadku wniosek o zwrot lub umorzenie należności powinien zostać złożony w terminie 1 roku od dnia powiadomienia dłużnika o należnościach.

Zwrot lub umorzenie przyznaje się, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:

• Sprawa nie jest objęta inną podstawą prawną zwrotu lub umorzenia,
• Kwota odpowiadająca pierwotnie zgłoszonemu długowi celnemu była niższa niż kwota należna, w wyniku błędu popełnionego przez właściwe organy,
• W normalnych okolicznościach dłużnik nie mógł wykryć tego błędu,
• Dłużnik działał w dobrej wierze.

Pojęcie błędu obejmuje wszelkie błędne interpretacje lub niewłaściwe stosowanie obowiązujących przepisów prawa. Zasadniczo błąd istnieje tylko wtedy, gdy władze dysponują dokładnymi i kompletnymi informacjami w chwili popełnienia błędu.

Każdy organ, który działając w ramach swoich uprawnień, dostarcza informacji istotnych dla poboru należności celnych i które w związku z tym mogą spowodować, że osoba może mieć uzasadnione oczekiwania co do prawidłowości tych informacji, musi zostać uznany za właściwy organ. Mogą to być organy celne państw członkowskich, ale także organy państwa trzeciego lub Komisja Europejska.

Błąd związany z działaniem właściwych organów nie jest wystarczający do przyznania zwrotu lub umorzenia. Kolejną przesłanką, którą musi być spełniona jest brak możliwości wykrycia tego błędu przez dłużnika. Aby ocenić, czy błąd był wykrywalny przez osobę zobowiązaną do zapłaty, organy celne muszą uwzględnić charakter błędu, doświadczenie zawodowe operatora oraz stopień staranności podjętej przez danego operatora

Wniosek o zwrot lub umorzenie należności celnych na podstawie art. 119 UKC należy złożyć w terminie trzech lat od dnia powiadomienia o długu celnym.

Zgodnie z art. 120 UKC zwrot lub umorzenie należności celnych przysługuje, w przypadku gdy dług celny powstaje w szczególnych okolicznościach, w których dłużnikowi nie można przypisać żadnego oszustwa ani oczywistego zaniedbania.

Dłużnik ma prawo do zwrotu lub umorzenia należności celnych przywozowych lub wywozowych, pod warunkiem, że wykaże, że spełnione są dwa warunki: istnienie szczególnej sytuacji oraz brak oczywistego zaniedbania lub oszustwa z jego strony.

Uważa się, że szczególne okoliczności istnieją, jeżeli z okoliczności sprawy jasno wynika, że dłużnik znajduje się w wyjątkowej sytuacji w porównaniu z innymi podmiotami prowadzącymi działalność w takim samym zakresie oraz że w przypadku braku takich okoliczności nie poniósłby szkody w wyniku pobrania należności celnych.

Wniosek o zwrot lub umorzenie należności powinien być wniesiony w terminie trzech lat od dnia powiadomienia o kwocie długu celnego.