Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Mimo, że w ramach prowadzonej działalności będziesz świadczył usługi lub dokonywał sprzedaży towarów, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie zawsze będziesz musiał prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Rodzaje i warunki zwolnień
Zwolnienia przedmiotowe
Wykaz czynności zwolnionych przedmiotowo z obowiązku prowadzenia ewidencji znajdziesz w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jeżeli którakolwiek z pozycji w nim wymienionych dotyczy Ciebie i spełnisz warunki w nich zawarte wówczas nie masz obowiązku rejestrowania tej sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej (za wyjątkiem niektórych dostaw towarów i usług objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania). Zwolnienie to obowiązuje nawet jeśli masz obowiązek rejestrować na kasie rejestrującej inne czynności, które nie zostały wymienione w załączniku.
Zwolnienie podmiotowe
Rozpoczynając sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będziesz korzystał ze zwolnienia podmiotowego:
- jeśli przewidywana przez Ciebie wartość sprzedaży z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na ich rzecz nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności i w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;
- lub jeśli przewidywany przez Ciebie „udział procentowy sprzedaży” na ich rzecz będzie wyższy niż 80%:
- za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności, lub
- za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy.
Udział procentowy sprzedaży
to udział sprzedaży z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w całkowitej sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Na potrzeby korzystania z tego zwolnienia nie uwzględniasz dokonanej lub przewidywanej sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 (dostawa nieruchomości) i 50 (dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji) załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług.
Pamiętaj!
Jeśli Twój limit zwolnienia zostanie przekroczony i nie możesz korzystać ze zwolnień przedmiotowych wymienionych w załączniku do rozporządzenia wówczas po upływie dwóch miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym przekroczysz ten limit wchodzisz w obowiązek ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.
Jeżeli Twój udział procentowy sprzedaży w okresie pierwszych sześciu miesięcy jest równy 80% albo niższy niż 80%, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym upłynął ten okres. Jeśli rozpocząłeś sprzedaż w okresie krótszym niż sześć miesięcy i Twój udział procentowy sprzedaży za okres do końca roku podatkowego jest równy 80% albo niższy niż 80%, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy od zakończenia tego roku podatkowego.
Kiedy nie skorzystasz ze zwolnienia
Nie będziesz zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej jeśli będziesz:
- dokonywał dostawy:
- gazu płynnego,
- części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
- silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
- nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
- przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),
- części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:
- ciągników,
- pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,
- samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,
- pojazdów silnikowych do transportu towarów,
- pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
– z wyłączeniem motocykli,
- komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
- wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
- wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
- silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
- sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
- wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
- wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
- węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
- towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;
- świadczył usługi:
- przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,
- taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
- w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
- prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika dorozporządzenia,
- doradztwa podatkowego,
- związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
- fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
- związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
- mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),
- parkingu samochodów i innych pojazdów,
- przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).
Uwaga! Rozporządzenie w § 4 ust. 2 i 3 zawiera szereg wyjątków od zasady bezwzględnej ewidencji na kasie rejestrującej wymienionych wyżej czynności.
Pamiętaj! W sytuacji, gdy nie będziesz mógł zastosować zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących musisz przed dokonaniem pierwszej transakcji zainstalować kasę rejestrującą.
Jaka kasa rejestrująca
Obecnie możesz kupić tylko kasy online, w tym kasy mające postać oprogramowania – są to kasy, które zapewniają prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.
Pamiętaj! Masz obowiązek zapewnienia połączenia umożliwiającego przesyłanie danych pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas.
Jeśli chcesz kupić kasę mającą postać oprogramowania (tzw. kasę wirtualną) sprawdź obowiązujące w tym zakresie przepisy – czy Twoje czynności mogą być rejestrowane na tego typu kasie.
Obowiązki podatnika
Prowadząc ewidencję przy zastosowaniu kasy fiskalnej musisz pamiętać m.in. o tym aby:
- wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży;
- wystawić raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień;
- wystawić raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc;
- przechowywać dokumenty kasowe;
- zgłaszać kasę do obowiązkowych przeglądów technicznych (nie dotyczy kas mających postać oprogramowania).
Ulga za zakup kasy fiskalnej
Jeśli powstał u Ciebie obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej i rozpocząłeś jej prowadzenie w obowiązujących Cię terminach lub nie miałeś takiego obowiązku, ale dobrowolnie rozpocząłeś ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy to masz prawo do ulgi na zakup każdej z kas rejestrujących.
Wysokość ulgi: 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
Warunki aby uzyskać ulgę na zakup dodatkowych kas rejestrujących: zakup kas rejestrujących i rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nastąpiły nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.
Pamiętaj! Aby ubiegać się o zwrot ulgi za zakup kasy musisz posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT kwotę ulgi przysługującej na zakup kas rejestrujących rozliczysz w JPK_VAT z deklaracją. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT musisz złożyć pisemny wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
- W przypadku podatnika VAT czynnego – dokonasz odliczenia ulgi za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczniesz prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.
- W przypadku podatnika zwolnionego od podatku VAT – o zwrot kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej możesz wnioskować w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczniesz prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
